Автоматизация отчётов: как перестать сводить их вручную
Автор: Даурен Абитов, более 20 лет на руководящих должностях, из них 15 на производстве · Обновлено
Автоматизировать отчёт значит сделать так, чтобы данные из 1С, банка, CRM и таблиц забирались сами, цифры считала программа, а готовый отчёт приходил вам по расписанию. Человек при этом только читает и решает. Начинать стоит с одного отчёта, того, который собирают чаще всего и дольше всего.
Почему отчёты до сих пор собирают руками
Цифры для одного отчёта обычно лежат в трёх-четырёх местах. Продажи в 1С, деньги в банке, заявки в CRM, план в таблице у коммерческого директора. Кто-то раз в неделю делает выгрузки, копирует их в общий файл и поправляет формулы, которые съехали с прошлого раза.
Держится это на одном сотруднике, который знает, откуда что брать. Он ушёл в отпуск, и отчёта нет. Ошибка при копировании видна не сразу: цифра выглядит правдоподобно, по ней принимают решение, а расхождение всплывает на сверке через месяц.
Четыре способа, от простого к сложному
Excel и Power Query
В Excel есть встроенный инструмент для загрузки и обработки данных, Power Query. Его можно один раз настроить на файлы выгрузок, и отчёт будет пересобираться кнопкой «Обновить все».
Подходит, когда источники это файлы и отчётом занимается один человек. Выгрузки при этом всё равно делает человек, а файл живёт на его компьютере.
Отчёты внутри 1С
Если все нужные данные уже в 1С, отчёт лучше настроить в ней самой. Тогда он строится из первичных данных, и копировать ничего не нужно.
Слабое место в том, что в такой отчёт попадает только то, что загружено в 1С. CRM, таблица с планом или данные маркетплейса остаются снаружи, и как только нужна хоть одна цифра оттуда, начинается ручная сводка.
BI-система
BI-система, например Yandex DataLens, собирает данные из нескольких источников в панели с графиками. Это хорошо для компаний, где цифры смотрят каждый день несколько руководителей.
Но панель надо кому-то настроить и поддерживать: подключения к источникам, связи между таблицами, правила расчёта. И собственники, как правило, в неё не заходят. Им удобнее, когда три цифры и одна строка комментария приходят в мессенджер.
Сборка по расписанию
Программа сама забирает данные из всех источников, считает показатели, проверяет их и присылает отчёт в назначенное время: в MAX, Telegram или на почту. Людей в цепочке нет, выгрузок тоже.
Этот способ сложнее в настройке, зато после неё отчёт не зависит ни от отпуска сотрудника, ни от того, помнит ли кто-то про пятницу. Я делаю именно так.
Где здесь нейросеть, а где её быть не должно
Нейросеть полезна там, где данные не лежат в таблице: акты и счета в PDF, письма, сканы. Она читает документ и достаёт из него нужные значения. Ещё она может написать к отчёту понятный комментарий: что выросло, что упало, на что посмотреть.
Считать она не должна. Языковая модель ошибается в арифметике, поэтому суммы, проценты и итоги у меня считает обычный код. Ошибается и код, если в нём неверная формула, поэтому второй, независимый проверяющий пересчитывает каждую сумму своим способом и сверяет с первоисточником. В конвейере писем с расчётом окупаемости такая проверка на первой партии нашла ошибку в 18 письмах из 25. Ошибка сидела в формуле, модель тут ни при чём. С тех пор без этой проверки ничего не уходит.
Как выглядит такой отчёт по деньгам, можно посмотреть в демо «Финансовая служба» на главной странице: выписки раскладываются по статьям, из них строится движение денег по направлениям.
Как я это делаю
Сначала выбираем один отчёт: тот, который собирают чаще всего и из-за которого сотрудник теряет больше всего времени. Всю отчётность разом не трогаем.
Первый шаг - диагностика одного процесса за 80 000 ₽. Я смотрю, откуда реально берутся цифры, кто и сколько времени тратит на сборку, где цифры расходятся. На выходе понятно, что автоматизировать и сколько это сэкономит. Цена диагностики известна до начала.
Затем пилот на этом одном отчёте по фиксированной цене, её я называю после диагностики. Что доказало себя, распространяется на остальные отчёты.
Если данные нельзя выносить за периметр компании, систему можно развернуть на вашем сервере с локальными моделями. Тогда наружу не уходит ничего.
Частые вопросы
Какой отчёт автоматизировать первым
Тот, который собирают чаще всего и дольше всего. Обычно это еженедельный отчёт по продажам или по деньгам: он повторяется, и его цифры уже кто-то умеет считать вручную, значит, правила понятны.
Нужно ли менять 1С
Для отчёта данные из 1С достаточно читать. Как именно забирать их из вашей базы, я смотрю на диагностике.
Что если часть данных в бумаге и PDF
Для этого и нужна нейросеть: она читает документы и достаёт значения. Неразборчивое значение она не угадывает, такой документ уходит человеку.
Сколько это стоит
Диагностика одного процесса стоит 80 000 ₽. Пилот обходится в фиксированную сумму, её я называю после диагностики. Из чего складывается цена, описано на странице стоимость внедрения ИИ.
С чего начать
Напишите, какой отчёт у вас собирают вручную и сколько времени это занимает. Я отвечу, что бы я сделал первым шагом. Это бесплатно и ни к чему не обязывает.
Если отчёт упирается в первичные документы поставщиков, посмотрите страницу про проверку закрывающих документов.
Работаю дистанционно по всей России, где находится ваша компания, значения не имеет.