Проверка закрывающих документов поставщиков: что можно отдать машине

Машине можно отдать сверку каждого акта, УПД и счёта с договором: цену, количество, период, реквизиты и НДС. Бухгалтеру остаётся решение по тому, что не сошлось. Распознавание и ЭДО эту работу не закрывают: они доставляют документ и превращают его в данные, но с условиями договора его не сравнивают.

Как это выглядит сейчас

Поставщик прислал акт или УПД. Бухгалтер открывает договор и спецификацию и сверяет глазами: та ли цена, то ли количество, тот ли период, правильный ли НДС, совпадают ли реквизиты. Если поставщиков два десятка, а документов сотни в месяц, это дни работы, и внимательность к концу дня падает.

Ошибки при этом находятся поздно. Лишняя позиция в акте, цена по старой спецификации, период не по договору всплывают при сверке взаиморасчётов, на закрытии квартала или на проверке. Исправлять их тогда дороже, чем поймать в день получения документа.

Чем это отличается от сверки взаиморасчётов

Сервисы вроде 1С:Сверки и сверки в системах ЭДО сравнивают учёт двух сторон: совпадают ли у вас и у контрагента документы и сальдо. Это полезно, и заменять их не нужно.

Они не проверяют, соответствует ли сам документ договору. Если поставщик выставил цену выше согласованной и вы этот документ приняли, сальдо у обеих сторон сойдётся, а переплата останется. Проверка закрывающих документов ловит именно это, до того как документ попал в учёт.

Как устроена автоматическая проверка

Работу я делю между моделью, кодом и человеком.

Модель читает документ в том виде, в каком он пришёл: PDF, скан, Excel. Она определяет поставщика и договор, извлекает суммы, количество, периоды и реквизиты. У каждого значения сохраняется место в документе, откуда оно взято.

Суммы, НДС, периоды и реквизиты сверяет обычный код по условиям договора и спецификации. Арифметика либо сходится, либо нет.

Бухгалтер получает очередь расхождений: что именно не сошлось, в каком документе и где это видно. Документы без расхождений в очередь не попадают.

Модель может добавить замечание, а снять его не может. Если код нашёл расхождение, оно остаётся в очереди, пока его не закроет человек. Плохой скан или неразборчивое значение модель тоже не угадывает, такой документ уходит бухгалтеру.

Почему цифры считает не нейросеть

Языковая модель ошибается в арифметике, и полагаться на неё в суммах нельзя. Поэтому в моих системах она ничего не считает.

Ошибается и код, если в нём неверная формула. На этот случай у меня стоит второй, независимый проверяющий. В конвейере, который готовит письма с расчётом окупаемости, он пересчитывает каждую сумму своим способом и сверяет с первоисточником. На первой партии он нашёл ошибку в сумме в 18 письмах из 25. Ошибка была в формуле. С тех пор ни одно письмо не уходит без этой проверки.

Что меняется в 1С

В пилоте ничего. Бухгалтер смотрит таблицу расхождений рядом с 1С, расхождения можно получать и в Telegram. Когда цифры пилота покажут, что проверке можно доверять, подключается передача подтверждённых данных в 1С через её стандартный веб-интерфейс. Конфигурацию при этом не меняем.

Если документы нельзя выносить за периметр компании, систему можно развернуть на вашем сервере с локальными моделями. Тогда наружу не уходит ничего.

С чего начать

Вы присылаете 5-10 комплектов документов по одному-двум поставщикам: договор, спецификацию, акты, УПД или счета, в том виде, в каком они к вам приходят. Можно обезличенными. Я смотрю на них и называю фиксированную цену пилота. Оценка бесплатная и ни к чему не обязывает.

Пилот идёт две недели с момента, когда я получил документы, на 20-30 реальных комплектах. В конце у вас цифры по вашим документам: сколько комплектов прошло без вопросов, сколько найдено расхождений и сколько было ложных тревог. По ним решаем, идти ли дальше. Общий порядок работы и из чего складывается цена описаны на страницах внедрение ИИ под ключ и стоимость внедрения ИИ.

Написать мне: Telegram или по телефону +7 939 951-47-99. Разборы задач выкладываю в канале: Telegram и MAX.

Вопросы

Нужно ли менять 1С или ставить новую программу

Нет. В пилоте проверка работает рядом с 1С, а подключение к ней потом идёт через стандартный веб-интерфейс без изменения конфигурации.

Какие документы подойдут

Любые, в каком виде они приходят: PDF, сканы, Excel, выгрузки из ЭДО. Неразборчивые значения система не угадывает, а отдаёт бухгалтеру.

Куда уходят документы

Для пилота документы можно обезличить. Для постоянной работы систему можно развернуть на вашем сервере с локальными моделями, тогда документы не покидают компанию.

Работаю дистанционно по всей России - где находится ваша компания, значения не имеет.